Kontoauszüge und Bankanbindung

Kontoauszüge sind Buchungsbelege und dienen dem Nachweis aller Zahlungsströme der Holding-GmbH. Sie belegen die Jahresanfangs- und Jahresendsalden sowie sämtliche Bewegungen dazwischen – damit wir Bankbestände abstimmen und Transaktionen korrekt zuordnen können. Nach HGB/AO sind Buchungsbelege aufzubewahren; seit 01.01.2025 beträgt die handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege (inkl. Kontoauszüge) grundsätzlich 8 Jahre (zuvor 10 Jahre).

• Maschinenlesbar:
  Entweder

  • CSV-Dateien mit den Umsätzen oder

  • eine direkte Kontenanbindung in unserer App (automatisierter Bank-Sync).

• PDF-Auszüge:
  Für jedes betroffene Konto die PDF-Kontoauszüge mit Saldo zu Jahresbeginn und Saldo zu Jahresende, damit wir die Bestände verifizieren und mit der Buchhaltung abstimmen können.

• Aufbewahrungspflicht & Fristen

  • HGB § 257 und AO § 147 regeln, was aufzubewahren ist (u. a. Buchungsbelege wie Kontoauszüge).

  • Seit 01.01.2025: 8 Jahre für Buchungsbelege; 10 Jahre bleiben z. B. für Bücher/Jahresabschlüsse.

• GoBD – Form & Maschinenauswertbarkeit

  • Elektronische Unterlagen müssen unverändert, jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sein; sie unterliegen dem Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung.

  • Aktuelle GoBD-Anpassung (BMF, 14.07.2025): Eingehende elektronische Belege sind im empfangenen Format aufzubewahren; bei Kontoauszügen nennt das BMF ausdrücklich PDF- oder Bildformat. Formatumwandlungen sind nur unter GoBD-Vorgaben zulässig.

• Anerkennung elektronischer Kontoauszüge

  • Elektronische Kontoauszüge werden grundsätzlich anerkannt, es gelten keine strengeren Anforderungen als bei E-Rechnungen – entscheidend ist die ordnungsgemäße, revisionssichere Ablage und die Maschinenauswertbarkeit der Umsatzdaten.

• Eigenes Archiv statt Bank-Postfach

  • Bank-Postfächer sind keine dauerhafte Archivlösung; Auszüge müssen heruntergeladen und im eigenen System GoBD-konform aufbewahrt werden (inkl. maschinell auswertbarer Umsätze).

• Reicht PDF ohne CSV?
  Für die steuerliche Maschinenauswertbarkeit benötigen wir zusätzlich CSV oder die direkte Kontenanbindung. PDFs allein genügen dafür nicht.

• Wie lange aufbewahren?
  8 Jahre (Buchungsbelege) ab Ende des Kalenderjahres; für Bücher/Jahresabschlüsse 10 Jahre. Prüft im Zweifel längere Fristen wegen laufender Prüfungen/Verfahren.

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Trotz sorgfältiger Erstellung übernehmen wir keine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität. Die Nutzung begründet kein Beratungsverhältnis. Bitte wende dich für verbindliche Auskünfte an einen Steuerberaterin oder Rechtsanwalt/Rechtsanwältin.