Eigenbelege

Ein Eigenbeleg ist ein selbst erstellter Ersatzbeleg, wenn ein externer Nachweis (z. B. Quittung oder Rechnung) nicht verfügbar ist. Typische Fälle: Parkgebühren am Automaten ohne Beleg, Trinkgelder oder wenn ein Fremdbeleg verloren gegangen ist.

Eigenbelege sind aber immer nur eine Notlösung. Sie dienen der Dokumentation im Rahmen der Buchführung, sind aber rechtlich weniger belastbar als Originalbelege.

Jeder Eigenbeleg wird einzeln geprüft. Dabei wird die Plausibilität, die Vollständigkeit der Angaben und die Angemessenheit der Ausgabe gewürdigt.

• HGB & AO (§§ 257 HGB, §§ 146, 147 AO): Alle Geschäftsvorfälle müssen nachvollziehbar und prüfbar belegt werden. Eigenbelege sind zulässig, wenn plausibel begründet, warum kein Fremdbeleg vorliegt. Hierbei gibt es

• GoBD: Eigenbelege müssen wie alle anderen Belege unveränderbar, vollständig und jederzeit verfügbar archiviert werden.

• Umsatzsteuer: Mit Eigenbelegen ist kein Vorsteuerabzug möglich, da es keine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne von § 14 UStG ist.

• Sonderbereiche: Für einige Ausgaben – insbesondere Bewirtungskosten – verlangt das Steuerrecht zwingend formgerechte Bewirtungsbelege.

  Ein Eigenbeleg reicht hier leider nicht aus und kann nicht als Betriebsausgabe anerkannt werden.

• Archivierungspflicht (§ 147 AO): Eigenbelege unterliegen einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht. Sie müssen während dieser Frist jederzeit lesbar und revisionssicher verfügbar sein.

Damit ein Eigenbeleg anerkannt werden kann, muss er mindestens enthalten:

• Datum der Ausgabe und Ausstellungsdatum des Belegs

• Zahlungsempfänger (soweit ermittelbar)

• Art und Grund der Ausgabe (z. B. „Parkgebühr Mandantentermin“)

• Betrag

• Begründung, warum kein Fremdbeleg vorliegt

• Unterschrift der verantwortlichen Person

Tipp: Je genauer und plausibler die Angaben, desto höher die Akzeptanz bei einer Betriebsprüfung.

• Eigenbelege wirklich nur im Ausnahmefall nutzen.

• Wenn möglich, Ersatzbelege nachfordern (z. B. Parkquittung beim Automatenanbieter, Kopie der Rechnung vom Geschäftspartner).

• Eigenbelege sauber dokumentieren und archivieren.

• Bei wiederkehrenden Fällen (z. B. Parkgebühren) prüfen, ob eine dauerhafte Lösung (z. B. Monatsabrechnung, digitale Tickets) möglich ist.

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Trotz sorgfältiger Erstellung übernehmen wir keine Gewähr für Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität. Die Nutzung begründet kein Beratungsverhältnis. Bitte wende dich für verbindliche Auskünfte an einen Steuerberaterin oder Rechtsanwalt/Rechtsanwältin.